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记录管理

概观

档案管理协助丹佛工作人员和教师的大学在确保记录需要满足高校的操作,法律和法规的要求,符合大学的政策管理。我们帮助的:

  • 维持大学的 记录保留时间表.
  • 监测和研究有关备案的法律要求。
  • 与帮助(与记录管理联络员合伙)记录的评论,库存和评估。
  • 评估师或部门的记录管理系统和做法。
  • 提供最佳实践的建议。
  • 支持业务规划的重要记录的连续性。

经常问的问题

记录保存时间表是如何组织的?

记录保持时间表被分成功能和除法类别。功能类别不符合公司或部门,并表示通常在部门和办公室在校园中使用的记录类型。所有记录类别描​​述覆盖的记录,识别主人,并规定了时间的记录必须与处置要求保持沿长度。

什么是“主人”?

店主是对于官方或主记录的责任单位。其他单位可以访问的官员或主记录参考副本,甚至创造了记录,但对保留和处置权在业主最终责任。记录的参考或使用拷贝可以保持只要需要为经营宗旨,然后销毁,但不应该保持下去比官方或主记录的保留期。注意,“老板”是被称为在大学的记录管理政策“的主要责任办公室”。

是否有任何例外的保持时间表中列出的保留期?

是。定于销毁记录有时被放置在法律或行政举行。抱放在当他们审核记录,涉及诉讼或由法院或政府另有要求。是相关的正在进行的诉讼或者合理预计涉及到可预见的法律行为记录必须不加改变地被保留。参考 诉讼保留政策 了解更多信息。

我可以摆脱那些没有专门的保管期限表中所列的文件?

如果一个记录类型没有特别的保持时间表上市,它是受了5年的保留期。这要求在记录类ADM-00135(“ - 无论记录类型这种分类适用于这个时间表中未列出的所有记录”)中定义。